Adventskalender und Sponsoring

Ein Klick auf das Jahr unter Aktionen → Adventskalender öffnet den Kalender mit vier Reitern:

Übersicht: vergebene und freie Türchen, teilnehmende Betriebe, Sponsoren, Einnahmen (netto), ob Anmeldung und Sponsoring offen sind, was zu tun ist (z. B. Sponsor-Anfragen bestätigen), Belegung der Pakete. Oben die Links zur Anmelde- und Sponsorseite.
Teilnehmer: die Anmeldungen der Betriebe.
Sponsoren: die Sponsor-Bestellungen.
Einstellungen: in eigenen Reitern Allgemein (Titel, Text der Anmeldeseite), Anmeldung und Preise, Sponsoring (Pakete, Grafiker), Grafik (Grafiker der Türchen, Stichtag).

Türchen

Im Reiter Teilnehmer:

Anmeldungen und Türchen: Betriebe buchen online ein freies Türchen, das sofort ihnen gehört. Hier lassen sich Türchen sperren, freigeben, zuteilen und zwischen zwei Betrieben tauschen.
Weiteres Türchen: Hat ein Betrieb schon ein Türchen, kann er online ein weiteres reservieren. Es steht dann als „Wartet auf Freigabe“ in der Liste und ist für andere belegt, aber noch ohne Rechnung und Lastschrift. Vorstand und Administration geben frei (Bestätigung und Rechnung gehen an den Betrieb) oder lehnen ab (Türchen wieder frei, Mail an den Betrieb, Begründung optional). Offene Freigaben stehen unter „Zu tun“.
Logo für den Druck: Die Betriebe laden es selbst hoch, bei der Anmeldung (freiwillig) oder später über den Link in ihrer Bestätigung, dort lässt es sich auch ersetzen (bis zum 24. Dezember, nicht bei stornierten Anmeldungen). Mitgliedsbetriebe mit Logo im Portal brauchen keins. Du kannst es auch in der Anmeldung eintragen (Bearbeiten). Leer nimmt das Portal das Logo des Mitgliedsbetriebs, die Spalte „Logo“ zeigt, wo eins fehlt.
Unter Mehr: SEPA-Datei für die Teilnahmegebühren, Fehlende Rechnungen erstellen, Türchenplan, Liste (Excel) und die Grafik (siehe unten).

Die Pakete (Gold, Silber, Bronze) pflegst du unter Einstellungen → Sponsoring: Preis, Plätze, Leistungen, ob nur auf Anfrage und ob eine eigene Anzeige dazugehört. Dort stehen auch Name und E-Mail des Grafikers.
Sponsoren bestellen online, zahlen immer per Lastschrift und laden ihr Logo hoch. Mitgliedsbetriebe mit Logo im Portal müssen das nicht.
Gold kommt als Anfrage herein (Vortrittsrecht der Hauptsponsoren). Bestätigen schickt dem Sponsor die Bestätigung mit Rechnung und dem Grafiker die Daten für die Anzeige.
Im Reiter Sponsoren: Logos und Anzeigen als ZIP, SEPA-Datei, Stand der Anzeige (Material fehlt, in Abstimmung, freigegeben) und die freigegebene Druckdatei.
Im Reiter Sponsoren gibt es die Liste (Excel) mit allen Angaben.

Unter Einstellungen → Grafik trägst du den Grafiker der Türchen und den Stichtag ein. Ohne eigenen Eintrag gilt der Grafiker aus dem Sponsoring, ohne Stichtag der Anmeldeschluss (sonst 30. November).
Am Tag nach dem Stichtag bekommt der Grafiker einmal automatisch eine E-Mail mit seinem persönlichen Link (Magic-Link, ohne Login, gültig bis Ende Januar). Dort sieht er alle Türchen mit Firma, Aktion und Logo und die gebuchten Sponsoren mit Logo und Anzeige, lädt einzelne Dateien oder alles als ZIP mit Übersicht (Excel). Ansprechpersonen und Bankdaten stehen dort nicht.
Der Link zeigt immer den aktuellen Stand, für Nachzügler, Tausch und nachgereichte Logos braucht es keine neue Mail.
Im Reiter Teilnehmer unter Mehr: Grafikdaten (ZIP) für dich selbst, Grafiker jetzt informieren (auch vor dem Stichtag oder erneut) und Link für den Grafiker zum Kopieren. Dort erzeugst du auch einen neuen Link, der alte gilt dann nicht mehr.