UGE-Hilfe

System und Einstellungen

Nur für die Administration.

  • KI-Verbindungen: Zugänge zu den KI-Diensten, also zur lokalen KI der vimatec in Ebermannstadt (OpenAI-kompatibel) und zu Mistral. Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt. Testen prüft die Verbindung. Mit Funktionen zuordnen legst du fest, welche Funktion über welche KI läuft (Diktat, Texte überarbeiten, Protokollentwürfe, Spam-Erkennung) oder ob sie abgeschaltet ist. Die Spalte Genutzt für zeigt die aktuelle Zuordnung. Diese Einstellung ist die Weisung nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit vimatec.
  • Postfächer: die gemeinsamen Postfächer für den Posteingang. Je Postfach Adresse, Login und Passwort bei ALL-INKL (verschlüsselt gespeichert, nie angezeigt), weitere Absenderadressen (z. B. info@, wenn es auf vorstand@ umgeleitet wird; Antworten gehen dann von der angeschriebenen Adresse raus) und eine optionale Zusatzzeile für die Signatur. Verbindung testen meldet sich am Server an und trägt die Ordner (Gesendet, Archiv, Papierkorb, Spam) selbst ein. Jetzt abrufen holt sofort. Das Portal spiegelt jedes Postfach vollständig, mit allen Ordnern und auch älteren Mails (ein großer Bestand kommt in Etappen zu 150 Mails je Ordner und Abruf, die neuesten zuerst). Was im Posteingang liegt, gilt als zu bearbeiten, auch wenn es schon gelesen war. Wer nur jüngere Mails im Portal haben will, trägt unter „Nur Mails der letzten … Tage holen“ eine Zahl ein (0 = alle).
  • Stadtgutschein: Zugang zum Gutscheinportal des Ebser Stadtgutscheins (portal.stadtgutschein-ebermannstadt.de, betrieben von Lion5). E-Mail und Passwort wie dort; das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt. Speichern und testen meldet sich an und zeigt die Rollen des Zugangs. Danach ruft das Portal stündlich Akzeptanzstellen, Betriebe, Verkaufsstellen, Bestellungen, Gutschein-Buchungen und Abrechnungen ab (alle Seiten nur, wenn sich etwas geändert hat). Gespeichert werden nur Tagessummen (Verkauf, Einlösung je Betrieb, Abrechnung je Betrieb), keine Käufer- oder Bankdaten. Die Auswertung steht unter Projekte → Stadtgutschein. Besteller zuordnen: Die Kontorolle im Gutscheinportal ist ein Schnappschuss je Auftrag und über die Jahre nicht verlässlich (Blunkis und die Stadt kauften anfangs über Privatkonten). Deshalb ordnet ihr je Konto den Verwendungszweck zu, eine Zeile je Konto: adresse = verkaufsstelle, firma oder verein, alles andere zählt als privat. Hinter # steht der Beleg. Firmenkunde heißt nur: gibt Gutscheine als Sachbezug an eigene Mitarbeiter aus. Nach dem Speichern zählt das Portal alle Bestellungen neu. Verkaufsstellen: wo man an der Theke kaufen kann, je Zeile Name | Adresse | Hinweis, erscheint auf der Website. Auf www.ug-ebs.de zeigen: Schalter für die Akzeptanzstellen (an) und die Gesamtzahlen seit dem Start (Anzahl Gutscheine, Wert verkauft, bei Betrieben eingelöst; aus, bis der Vorstand sie freigibt).
  • Nextcloud: Kopplung mit der Nextcloud des Vereins (share.ug-ebs.de). Vorstand, Redaktion und Administration melden sich dort mit ihrem Portal-Zugang an (Vorstand und Administration mit Zwei-Faktor). Alle anderen sehen „Kein Zugang“. Zugang für die Nextcloud anlegen erzeugt Client-ID und Geheimnis; die Karte zeigt alle Werte, die in der Nextcloud-App „OpenID Connect user backend“ einzutragen sind (das Geheimnis nur direkt nach dem Anlegen). Abgleich der Konten mit einem App-Passwort eines Nextcloud-Admins: Bestehende Nextcloud-Konten werden über die E-Mail zugeordnet, die Gruppen „UGE Vorstand“, „UGE Redaktion“, „UGE Administration“ und „UGE Ressort …“ folgen Rolle und Ressort, und wer im Portal gesperrt wird oder keine Verwaltungsrolle mehr hat, wird in der Nextcloud deaktiviert (nicht gelöscht). Andere Gruppen wie „admin“ fasst das Portal nie an. Der Abgleich läuft stündlich und sofort, wenn sich Rolle oder Aktiv-Status einer Person ändert.
  • Erinnerungen: Erinnerung an fällige Aufgaben per E-Mail ein- oder ausschalten, Tag der Wochenübersicht (Standard Montag) und Uhrzeit (Standard ab 7 Uhr; der Cron läuft stündlich, die Mail kommt in der Stunde danach), dazu der kurze Hinweis an den anderen Tagen. Heute zeigt, wer heute was bekäme. Probe an mich schickt dir die Wochenübersicht mit deinen eigenen Aufgaben. Was genau drinsteht, steht unter Aufgaben und Projekte.
  • Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert, bei jedem Datensatz im Portal je Feld vorher und nachher, dazu Anmeldungen (auch fehlgeschlagene und abgelehnte Zwei-Faktor-Codes), Passwort-, Zwei-Faktor- und Passkey-Änderungen, Rollenwechsel, verschickte Mails mit Empfängern und abgerufene Dateien. „Wer“ ist eine Person, ein Gast auf einer öffentlichen Seite (z. B. Anmeldeformular), der Zeitplan oder die Konsole. Filtern nach Art, Person, Bereich, Datensatz (Bereich und Nummer, wahlweise mit zugehörigen Datensätzen, z. B. den Anmeldungen eines Adventskalenders) und Zeitraum; die Suche findet Wörter in den Änderungen, z. B. „Türchen 24“ oder einen Firmennamen. Details zeigt alle Felder, die Seite und die Aktion, über die geändert wurde. Passwörter, Bankdaten, Schlüssel und Zwei-Faktor-Daten stehen nie im Klartext im Protokoll, nur dass sie geändert wurden. Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen. Aufbewahrung: wie lange Einträge bleiben (Vorgabe 2 Jahre) und nach wie vielen Tagen IP-Adresse und Browser entfernt werden (Vorgabe 90); aufgeräumt wird jede Nacht um 3 Uhr.
  • Ressorts (unter Verein): die Ressorts des Vorstands mit ihren Vorständen.
  • Rechnungseinstellungen und Nummernkreise: siehe Finanzen.

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