Finanzen

Rechnungen

Rechnungen stellen, als PDF senden, Als bezahlt markieren (bucht automatisch ins Kassenbuch). Überfällige Rechnungen über den Filter Überfällig finden und mahnen: erst eine Zahlungserinnerung, ab der 2. Mahnung bei Beiträgen 5 € Gebühr. Rücklastschrift erfassen, wenn die Bank eine Lastschrift zurückgibt.

Eine gestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Stornieren erstellt eine Stornorechnung mit der alten Nummer und „-S“ (z. B. RE-2026-0012-S). Stimmt etwas nicht, etwa die Rechnungsanschrift, nimm Korrigieren: Das storniert die Rechnung mit den bisherigen Daten und stellt gleich eine neue mit denselben Positionen aus. Der Empfänger ist mit den aktuellen Stammdaten vorbelegt, ändere also zuerst die Anschrift beim Mitglied. War die Rechnung schon bezahlt, gilt die Zahlung für die neue. Auf Wunsch gehen beide per E-Mail raus.

Beitragslauf

Einmal im Jahr:

1. Jahr und Einzugsdatum (1. Februar) prüfen.
2. Rechnungen erstellen, mit Mail und Vorabankündigung.
3. SEPA-Datei herunterladen und im Online-Banking der VR Bank als Sammellastschrift einreichen, einige Tage vor dem Einzugsdatum.
4. Nach dem Einzug Einzug verbuchen.

Die Tabelle zeigt, wo eine Beitragsgruppe, E-Mail oder ein Mandat fehlt.

Kassenbuch

Einnahmen und Ausgaben auf Bank und Barkasse mit Beleg (PDF oder Foto), Kategorie und Projekt. Oben stehen die Salden. Beim Umstieg einmal die Anfangsbestände eintragen. Excel für die Kassenprüfung.

Einstellungen

Unter Rechnungseinstellungen Absender, Bankverbindung und Texte der Rechnungen, unter Nummernkreise die Rechnungsnummern.