Mitglieder und Zugänge

Mitgliedsanträge

Anträge von der Website landen unter Mitgliedsanträge. Über die Aufnahme entscheidet laut Satzung (§ 3 und § 8) der Vorstand mit einfacher Mehrheit, deshalb wird im Portal abgestimmt:

Jeder Vorstand bekommt beim Eingang eine Mail, eine Nachricht in der Glocke und, wenn eingeschaltet, eine Push-Nachricht. Unter Zu tun steht der Antrag, solange deine Stimme fehlt.
Am Antrag oben auf Abstimmen: Ja, Nein oder Enthaltung, dazu ein Kommentar, wenn du magst. Ändern geht mit Stimme ändern, bis entschieden ist. Unter Abstimmung im Vorstand sehen alle Vorstände, wer wie gestimmt hat und mit welchem Kommentar. Das bleibt intern, die Absage nennt keine Gründe.
Mindestens die Hälfte plus eins muss abstimmen (bei 7 Vorständen 4). Enthaltungen zählen dafür mit, aber nicht für die Mehrheit. Mehr Ja als Nein heißt Aufnahme, Gleichstand gilt als Ablehnung.
Aufnehmen bzw. Ablehnen werden frei, sobald das Ergebnis feststeht, also wenn die noch fehlenden Stimmen es nicht mehr ändern können (bei 7 Vorständen ab 4 Ja oder 4 Nein), spätestens wenn die Abstimmungsfrist von einer Woche abgelaufen ist. Fährst du über einen gesperrten Knopf, steht dort, warum.
Zwei Tage vor Fristende erinnert das Portal alle, deren Stimme noch fehlt. Haben bis zum Ende zu wenige abgestimmt, unter Mehr die Frist um eine Woche verlängern.
Hat der Vorstand in einer Sitzung über den Antrag beschlossen, unter Mehr auf Beschluss aus Sitzung übernehmen und Sitzung und Ergebnis wählen.
Beim Aufnehmen oder Ablehnen speichert das Portal den Beschlussvermerk mit allen Stimmen, Kommentaren und Zeiten (Satzung § 8). Als Eintritt ist der Eingang des Antrags vorgeschlagen (Satzung § 3).

Prüfen, bei Bedarf korrigieren, dann nach dem Beschluss Aufnehmen. Damit legt das Portal Betrieb, Ansprechperson, das Beitragsmandat und den Portalzugang an, schickt die Willkommensmail und auf Wunsch gleich die Beitragsrechnung (nach dem 30. Juni halber Beitrag). Ablehnen schickt eine freundliche Absage und löscht die Bankdaten sofort.

Mitgliedsbetriebe

Stammdaten, Rechnungsadresse, Bankverbindung und Beitragsmandat. Fehlt die BIC, ergänzt das Portal sie aus der IBAN. Unter Mitgliederseite auf www.ug-ebs.de stehen Beschreibung, Logo und Titelbild für die öffentliche Seite des Betriebs.

Kontakte

Die Personen der Betriebe und weitere Kontakte. Private Angaben (Geburtstag, Privatadresse) sieht nur der Vorstand.

Je Person gibt es eine E-Mail-Adresse, sie ist zugleich die Anmeldung im Portal. Weitere Adressen gehören in die Notizen oder zu einem eigenen Kontakt.
Das Briefsymbol lädt jemanden ins Portal ein, die Spalte Portal zeigt, wer schon einen Zugang hat.

Geburtstagsgruß

Kontakte aktiver Betriebe mit Geburtsdatum und E-Mail-Adresse bekommen an ihrem Geburtstag morgens automatisch eine Mail mit einer animierten, persönlichen Grußkarte, unterschrieben vom ganzen Vorstand. Bei runden und halbrunden Geburtstagen (30, 35, 40 … ) steht die Zahl groß auf der Karte, sonst gar keine Angabe zum Alter.

Im Widget Geburtstage auf der Startseite steht je Person, wann der Gruß raus geht (oder warum nicht, z. B. „keine E-Mail-Adresse“ oder „abbestellt“). Darüber:

Vorschau der Karte öffnet die Karte in einem neuen Tab, ohne etwas zu verschicken.
Persönlichen Satz ergänzen fügt einen eigenen Satz hinzu, der auf der Karte erscheint.
Gruß für dieses Jahr stoppen (bzw. wieder zulassen) verhindert den Versand für den anstehenden Geburtstag, ohne an der Einwilligung grundsätzlich etwas zu ändern. Geht nur, solange der Gruß noch nicht verschickt ist.
Probemail an mich schicken schickt die fertige Mail zur Kontrolle an deine eigene Adresse.

Über den Link „Keine Geburtstagsgrüße mehr“ am Ende jeder Mail kann sich jeder selbst abmelden; das steht dann auch am Kontakt als Schalter.

Zugänge

Unter Zugänge stehen alle Portal-Zugänge mit ihrer Rolle: Administration, Vorstand, Redaktion oder Mitglied. Vorstand, Redaktion und Administration kommen in die Verwaltung, Mitglieder in den Mitgliederbereich.

Zwei-Faktor (nur Administration): Im Zugang steht, welche Methode eingerichtet ist (Authenticator-App, Code per E-Mail oder noch nicht eingerichtet). Oben unter Zwei-Faktor:

Auf Code per E-Mail umstellen, etwa wenn das Handy mit der Authenticator-App weg ist. Ab der nächsten Anmeldung kommt der Code per E-Mail.
Zwei-Faktor zurücksetzen: Die Person richtet die Zwei-Faktor-Anmeldung bei der nächsten Anmeldung neu ein und wählt dabei selbst App oder E-Mail.

In beiden Fällen wird die Person auf allen Geräten abgemeldet.